Escribiendo Emails

Cuatro principios para redactar correos electrónicos de manera eficaz que ayudarán a que sus correos electrónicos se destaquen, sean recordados y generen la respuesta que necesita:

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• Explique claramente lo que desea.

• Mantenga el contenido breve y conciso.

• Estructure su redacción.

• Revise la gramática, la puntuación y la ortografía.

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Principios para redactar correos electrónicos de manera eficaz

 

• Explique claramente lo que desea: Cuando se dispone a redactar un correo electrónico, es porque hay algo que desea de su lector. Es posible que desee recibir una respuesta sencilla, persuadir a alguien de algo o concertar una reunión. Antes de redactar un correo electrónico, piense en lo que desea, cuándo necesita lo que desea y la mejor manera de obtener lo que desea cuando lo desea. Algunos consejos sobre cómo indicar claramente lo que desea en su correo electrónico:

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• Incluya su solicitud en la línea de asunto de su correo electrónico.

• Indique su solicitud en los dos primeros párrafos de su mensaje de correo electrónico.

• Indique la llamada a la acción específica asociada con su solicitud (por ejemplo, responder, revisar, confirmar asistencia).

• Escriba oraciones claras y concisas cuando proporcione detalles.

• Defina los términos. Evite utilizar acrónimos y terminología que los usuarios puedan no conocer. Proporcione información adicional según sea necesario para evitar malentendidos.

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• Mantenga el contenido conciso: Haga que sus palabras trabajen para usted. Elimine cualquier texto que no ayude a definir lo que desea o que no contribuya a las necesidades de su lector. Resuma el contenido que desea transmitir y elimine cualquier cosa en su correo electrónico que no contribuya a su objetivo. Intente escribir correos electrónicos “sin preguntas” y “autónomos”. Esto significa que el mensaje contenga suficiente información para sostenerse por sí solo. El lector no debería tener ninguna pregunta sobre lo que desea y cuándo lo desea. Conozca a su audiencia. Algunas personas, como los ejecutivos y otros líderes ocupados, pueden no querer leer correos electrónicos de más de unas pocas oraciones o hacer clic en enlaces externos para obtener más información. Trate de adaptar sus correos electrónicos en consecuencia.

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• Estructure su redacción: La estructura tiene que ver con el flujo visual, o la estética, de su correo electrónico. Un correo electrónico bien estructurado transmite información crítica al lector rápidamente y le permite escanear el texto explicativo, o ignorarlo por completo. Algunos consejos para estructurar eficazmente su correo electrónico:

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• Use viñetas. Las viñetas interrumpen el flujo visual. Si tiene más de una de algo, considere usar viñetas. Escriba verbos de acción fuertes al comienzo de cada viñeta.

• Use etiquetas. Las etiquetas ayudan a guiar al lector hacia la información más importante.

• Agregue hipervínculos. Los hipervínculos permiten a los lectores acceder directamente a información adicional, en lugar de agregar detalles extensos a su correo electrónico.

• Escriba una oración temática fuerte.

• Coloque la idea principal del párrafo en la oración temática.

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• Revise la gramática, la puntuación y la ortografía: La gramática, la puntuación y la ortografía son fundamentales. Activar las sugerencias de gramática y ortografía en su aplicación de correo electrónico puede ayudarle a identificar errores rápidamente. Asegúrese de corregir cualquier error antes de enviar el correo.